Der Gesamteindruck zählt

Beitrag vom 04.01.2026 - Patrick Dehmlein

Egal, ob wir auf einem privaten Fest, einer Show oder einem Konzert sind: Der Gesamteindruck zählt. In erster Linie kommen die Gäste natürlich wegen des eigentlichen Programms. Für eine rundum gelungene Veranstaltung braucht es jedoch mehr. Deshalb trägt das gesamte Team dazu bei, ein positives Erlebnis zu schaffen. Hier finden Sie unser Dienstleistungsangebot und hier unseren Kontakt.

Grundlegendes

Viele Eindrücke nehmen wir Menschen gar nicht bewusst wahr. Oft entstehen im Hintergrund Gefühle, die wir uns nicht direkt erklären können. Man fühlt sich an einem Ort wohl, ohne genau zu wissen, warum. Ist es der schöne Ausblick, der Geruch, der Weg dorthin, die Wärme oder die Person, mit der man dort ist?

Es gibt unzählige Gründe, warum wir fühlen, wie wir fühlen. Im Eventmanagement können wir nicht alle davon beeinflussen. Was wir aber versuchen können, ist, positive Gefühle auszulösen und zu verstärken sowie negative Eindrücke möglichst zu vermeiden.

Deshalb betrachten wir zunächst die Faktoren, die bei jeder Veranstaltung berücksichtigt werden sollten. Man spricht hier auch von sogenannten Hygienefaktoren. Dabei geht es zunächst nicht um den eigentlichen Inhalt der Veranstaltung, sondern um deren Rahmenbedingungen.

1) Vor dem Event

In unserer Betrachtung beginnt die Veranstaltung bereits beim Ticketing und nicht erst mit dem eigentlichen Programmbeginn. Die gesamte Reise des Besuchers – vom ersten Kontakt bis zur Abgabe der Jacke an der Garderobe – beeinflusst den späteren Gesamteindruck.

Einladung, Ticketing und Informationen

Bereits hier beginnt die sogenannte Customer Journey. Ein einfaches Ticketing, sichere Zahlungsmethoden, ein transparentes Preisgefühl und ein übersichtliches Ticket im Briefkasten oder im E-Mail-Postfach geben dem Besucher Sicherheit.

Unterstützen lässt sich das vor allem durch gute Information und klare Kommunikation: Wie läuft der Einlass ab? Wo kann geparkt werden? Gibt es einen Saalplan? Wie sieht die Agenda aus und was erwartet die Gäste?

Je nach Art der Veranstaltung kann zusätzlich ein Social-Media-Kanal genutzt werden, um Vorfreude aufzubauen und aktuelle Informationen zu teilen. Wichtig ist jedoch, realistisch zu bleiben. Zu hohe Erwartungen, die später nicht erfüllt werden können, schaden dem Gesamteindruck.

Anreise und Parkmöglichkeiten

Der erste Eindruck einer Veranstaltung beginnt bereits bei der Anreise. Gibt es genügend Parkplätze? Sind diese gut ausgeschildert oder müssen die Besucher lange suchen?

Wenn die Anreise nicht funktioniert, kommen die Gäste möglicherweise genervt, gestresst oder zu spät an. Sie anschließend wieder in eine gute Stimmung zu bringen, ist deutlich schwieriger. Ideal ist es deshalb, die Besucher bereits im Vorfeld über Anreise- und Parkmöglichkeiten zu informieren.

Bei den Veranstaltungen Memories on Ice und Nacht der Oskars wurde zusätzlich Personal eingesetzt, das die ankommenden Fahrzeuge auf dem Parkplatz eingewiesen hat.

Ich kann den Veranstaltungsort sehen – oder nicht?

Voller Vorfreude macht sich der Besucher auf den Weg zum Veranstaltungsort. Unsere Empfehlung ist, ihn auch auf den letzten Metern zu begleiten.

Eine gute Ausschilderung, ein klar erkennbarer Eingang, eine vernünftige Beleuchtung und vielleicht ein kleiner Lichteffekt vermitteln sofort einen positiven Eindruck. Etwas Hintergrundmusik und freundliches Personal, das die Gäste begrüßt, informiert und Fragen beantwortet, runden das Gesamtbild ab.

Ideal ist es, wenn der Besucher persönlich begrüßt wird und direkt erfährt, wo sich Garderobe, Toiletten und Sitzplätze befinden.

Die Garderobe

Eine gut organisierte Garderobe ist Gold wert. Neben den Mitarbeitern am Eingang gehören die Kollegen an der Garderobe häufig zu den ersten Personen, mit denen ein Besucher direkt in Kontakt kommt.

Ein positiver Eindruck, ein freundliches Lächeln und ein paar nette Worte können das Erlebnis des Gastes bereits zu Beginn deutlich aufwerten.

2) Auf dem Event – der Besucher ist angekommen

Jetzt hat der Besucher den Veranstaltungsort betreten.

Dazu ein kleiner Exkurs in die menschliche Wahrnehmung: Wer sich beispielsweise ein rotes Auto gekauft hat, sieht plötzlich überall rote Autos. Wir nehmen besonders stark wahr, worauf unser Fokus bereits gerichtet ist.

Übertragen auf eine Veranstaltung bedeutet das: Ein positiv gestimmter Besucher, der freundlich begrüßt wurde und an der Garderobe ein angenehmes Erlebnis hatte, wird während der Veranstaltung eher positive Details wahrnehmen.

Ein negativ gestimmter Besucher, der keinen Parkplatz gefunden hat, sich verlaufen musste und an der Garderobe unfreundlich behandelt wurde, achtet dagegen möglicherweise stärker auf weitere Probleme. Dann kann schon ein herumliegendes Taschentuch dazu führen, dass der gesamte Veranstaltungsort als ungepflegt wahrgenommen wird.

Besucherführung und Orientierung

Es ist wichtig, dass sich Besucher möglichst schnell und intuitiv zurechtfinden. Dazu gehören eine klare Beschilderung, eine logische Wegeführung und nachvollziehbare Besucherströme.

Kreuzende Warteschlangen, schlecht erkennbare Eingänge oder unklare Zugänge zu Sitzplätzen können selbst bei einer ansonsten gut organisierten Veranstaltung für Unruhe sorgen.

Ich brauche Hilfe

Wenn ein Besucher Unterstützung benötigt, sollte er sofort wissen, wo er diese bekommt. Informationen können beispielsweise über eine App, die Website, Hinweisschilder, einen Infostand oder gut erkennbare Mitarbeiter bereitgestellt werden.

Einheitliche Kleidung, Namensschilder oder klar sichtbare Westen erleichtern es den Besuchern, die richtigen Ansprechpartner zu erkennen.

Toilettensituation

Die Toilettensituation ist nicht immer leicht zu beeinflussen. An festen Veranstaltungsorten ist man häufig auf die vorhandenen Kapazitäten angewiesen. Niemand möchte jedoch lange in einer Warteschlange stehen. Das ist nicht nur unangenehm, sondern kann sich auch negativ auf den Getränkeumsatz auswirken.

Meine Frau trinkt bei manchen Veranstaltungen beispielsweise absichtlich weniger, weil sie weiß, dass sie sonst einen großen Teil der Veranstaltung in der Warteschlange vor der Toilette verbringt.

Wenn keine zusätzlichen Kapazitäten geschaffen werden können, sind kreative Lösungen gefragt. Beispielsweise kann eine Herrentoilette zeitweise als zusätzliche Damentoilette genutzt werden. Auch zwei kleinere Pausen anstelle einer großen Pause können helfen, den Besucherandrang besser zu verteilen. Eine gute Moderation kann die Besucherströme zusätzlich lenken.

Getränke und Verpflegung

Natürlich soll in vielen Fällen auch ein möglichst guter gastronomischer Umsatz erzielt werden. Unabhängig davon sollten die Besucher jedoch nicht unnötig lange auf Getränke oder Essen warten müssen.

Zusätzliche Getränkestände, klar getrennte Ausgabestellen oder ein Wertmarkensystem können die Abläufe beschleunigen. Wichtig ist, dass solche Systeme deutlich sichtbar erklärt und bereits vor dem Anstellen verständlich sind.

Eine gute Versorgung trägt unmittelbar zur Zufriedenheit der Gäste bei. Auf Qualität, Auswahl und Unverträglichkeiten gehen wir an dieser Stelle nicht ausführlicher ein. Eine kalte Currywurst entspricht jedoch selbstverständlich nicht dem Anspruch der meisten Besucher.

Wohlfühlfaktor und Atmosphäre

Zum Wohlfühlfaktor einer Veranstaltung gehören unter anderem:

• eine angenehme Lautstärke
• eine gute Sprachverständlichkeit
• passende Beleuchtung und eine freundliche Atmosphäre
• ein sauberes Umfeld
• freundliches und gut informiertes Personal
• verständliche Abläufe und eine sichtbare Agenda
• sinnvoll geplante Pausen

Besonders Licht und Ton beeinflussen die subjektive Wahrnehmung einer Veranstaltung erheblich.

Der Abschied

Der letzte Eindruck bleibt. Damit ist nicht nur der Moment gemeint, in dem der Gast in sein Auto steigt, sondern auch der erste Satz, den er später über die Veranstaltung sagen wird: „Das war richtig gut organisiert“, „Das war eine tolle Show“ oder „Da komme ich wieder hin.“

Auch das Verlassen der Veranstaltung kann bewusst positiv gestaltet werden. Eine persönliche Verabschiedung, ein kleines Give-away wie ein Schokoherz oder einfach ein freundliches Lächeln können den gelungenen Abschluss bilden.

3) Nach dem Event

Auch nach der Veranstaltung können wir die Besucher noch positiv begleiten. Eine E-Mail oder Nachricht als Dankeschön, vielleicht verbunden mit einem Bild der Veranstaltung oder einem Rabattcode für die nächste Veranstaltung, kann das Erlebnis abrunden.

Sollte es bei der Veranstaltung zu Problemen gekommen sein, sollten diese offen und ehrlich kommuniziert werden. Nur so kann Vertrauen erhalten und sichergestellt werden, dass die Besucher auch beim nächsten Mal wiederkommen.

Eine solche Nachricht könnte beispielsweise so aussehen:

„Wir bedanken uns herzlich für Ihre Teilnahme. Uns ist bewusst, dass es während der Veranstaltung teilweise zu längeren Wartezeiten gekommen ist. Dafür möchten wir uns entschuldigen. Wir arbeiten bereits an einem Konzept, um die Abläufe bei der nächsten Veranstaltung zu verbessern.“

4) Warum Kleinigkeiten so wichtig sind

Es sind häufig die kleinen Dinge, die zählen. Das subjektive Erleben kann stark vom objektiven Ablauf einer Veranstaltung abweichen. Atmosphäre entsteht nicht durch Zufall, sondern ist das Ergebnis von Planung und durchdachten Entscheidungen.

Ein besonders wichtiger Punkt, der zunächst einfach klingt, in der Umsetzung aber oft unterschätzt wird, ist die Kommunikation. Lieber einmal mehr, klarer und verständlicher informieren als einmal zu wenig. Holen Sie Ihre Gäste von Anfang an gut ab.

5) Schlusswort

Es gibt nur eine Chance für den ersten Eindruck – und auch der letzte Eindruck bleibt lange in Erinnerung. Wenn Sie Fragen haben oder eine Veranstaltung planen, melden Sie sich gerne bei uns. Wir freuen uns über Ihre Nachricht.

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