Egal ob wir auf einem privaten Fest, einer Show oder einem Konzert sind: Der Gesamteindruck zählt In erster Linie ist man natürlich für den Hauptprogrammpunkt auf der Veranstaltung, aber für eine perfekte Veranstaltung braucht man mehr und somit steht auch das gesamte Team in der Verantwortung dies zu erreichen. Hier ist unser Dienstleistungsangebot und hier unser Kontakt.

Grundlegendes

Viele Eindrücke nehmen wir Menschen gar nicht bewusst wahr. Oft formen sich im Hintergrund Gefühle, die wir uns nicht direkt erklären können. Man fühlt sich an einem Ort wohl, ohne genau zu wissen warum. Ist es der schöne Ausblick? Der Geruch? Der Weg, wie man dort hingekommen ist? Die Wärme? Oder die Person, mit der man dort ist?

Es gibt unzählige Gründe, warum wir fühlen, wie wir fühlen – und im Eventmanagement kann man nicht alle davon beeinflussen. Was wir aber versuchen, ist: positive Gefühle auszulösen, zu verstärken und negative zu vermeiden.

Deshalb starten wir damit, zu betrachten, welche Faktoren wir auf jeden Fall betrachten müssen. Man spricht hier auch von sogenannten Hygienefaktoren und wir betrachten hier tatsächlich erstmal nicht den Inhalt der Veranstalung, sondern nur diese Rahmenbedingungen.

1) Vor dem Event

In meiner Darstellung beginne ich beim Ticketing und Ende mit Abgabe der Gaderobe.

Einladung / Ticketing / Informationen

Schon hier beginnt unsere Customer Jurney. Ein einfaches Ticketing, sichere Zahlungsmethoden, das Gefühl nicht über den Tisch gezogen zu werden, ein sauberes Ticket im Briefkasten oder Posteingang, Informationen rund um die Veranstalung sind alles Themen, die unserem Besucher ein positives Gefühl geben. Unterstützten kann man dies hauptsächlich mit Information und Kommunikation. Wie wird der Einlass ablaufen, wo kann ich parken, wie ist der Saalplan, wie ist die Agenda und was erwartet mich. Je nach Art der Veranstaltung bietet sich auch ein social Media Kanal an um die Vorfreude auf eine Veranstaltung anzufeuern. Wichtig hierbei ist aber realisitisch zu bleiben. Es bringt uns nichts, wenn die Erwartung der Besuchernicht erfüllt werden können.

Anreise und Parkmöglichkeiten

Der erste Eindruck einer Veranstaltung beginnt bei der Anreise. Gibt es genug Parkplätze? Sind diese gut ausgeschildert? Oder muss man ewig suchen? Wenn das nicht funktioniert, kommen die Gäste genervt, gestresst und möglicherweise zu spät an. Sie wieder in eine gute Stimmung zu bringen ist schwer. Vielleicht steigt dann der Alkoholumsatz an der Bar – aber das soll nicht unser Ziel sein. Ideal ist, wenn die Besucher bereits im Vorfeld über die Anreisemöglichkeiten informiert wurden. Bei der Veranstaltung Memories on ice und Nacht der Oskars wird extra Personal für die Einweisung der Fahrzeuge auf dem Parkplatz bereit gestellt.

Ich kann den Veranstaltungsort sehen – oder nicht?

Voller Vorfreude begibt sich der Besucher auf den Weg zum Veranstaltungsort. Meine Empfehlung ist, ihn auch hier zu begleiten: Gute Ausschilderung, ein klar erkennbarer Eingang, vernünftige Beleuchtung und vielleicht ein kleiner Lichteffekt machen sofort einen guten Eindruck. Etwas Hintergrundmusik und freundliches Personal, das begrüßt, informiert und Fragen beantwortet, runden das Bild ab. Ideal ist es, wenn der Besucher begrüßt wird und man ihm kurz erklärt, wo sich Garderobe, Toiletten und Sitzplätze befinden.

Die Garderobe

Eine gut organisierte Garderobe ist Gold wert. Neben den Mitarbeitern am Eingang sind die Kollegen an der Garderobe oft die ersten Personen, mit denen der Besucher in Kontakt kommt. Ein positiver Eindruck und ein paar nette Worte können das Erlebnis des Gastes sofort aufwerten.

2) Auf dem Event - Der Besucher ist angekommen

Jetzt ist der Besucher angekommen und hat den Veranstaltungsort betreten.

Kleiner Exkurs in die Psychologie des Menschen: Ich habe mir letztens ein rotes Auto gekauft – und plötzlich sehe ich überall rote Autos. Man nimmt vor allem das wahr, worauf der Fokus liegt. Übertragen auf unsere Veranstaltung bedeutet das:

Ein positiv gestimmter Besucher, der freundlich begrüßt wurde und an der Garderobe ein nettes Erlebnis hatte, wird auch auf der Veranstaltung eher die positiven Dinge wahrnehmen.

Ein negativ gestimmter Besucher dagegen – weil er keinen Parkplatz gefunden hat, sich verlaufen hat und an der Garderobe schlecht behandelt wurde – wird eher das verlorengegangene Taschentuch auf dem Boden sehen und alles als „dreckig“ empfinden.

Besucherführung und Orientierung

Es ist wichtig, dass ein Besucher sich sofort und intuitiv zurechtfindet. Dazu gehören klare Beschilderung, logische Wegeführung und nachvollziehbare Besucherströme.

Ich brauche Hilfe

Wenn ein Besucher Unterstützung benötigt, sollte er genau wissen, wo er diese findet. In einer App, auf der Website, auf Schildern, an einem Infostand oder durch einen gut erkennbaren Mitarbeiter. Einheitliche Kleidung oder Uniformen erleichtern hier viel.

Toilettensituation

Das ist nicht immer leicht zu steuern. An festen Standorten ist man auf die vorhandenen Kapazitäten angewiesen. Niemand möchte 20 Minuten verkrampft in einer Schlange stehen – und es wirkt sich zudem schlecht auf den Getränkeumsatz aus.

Meine Frau zum Beispiel trinkt bei manchen Veranstaltungen absichtlich weniger, weil sie weiß, dass sie sonst mehr Zeit auf der Toilette verbringt als beim Konzert.

Wenn man keine zusätzlichen Kapazitäten schaffen kann, kann man kreativ werden: Zum Beispiel eine Herrentoilette zeitweise als Damentoilette freigeben oder zwei kleine Pausen statt einer großen einplanen. Auch eine gute Moderation kann helfen, den Besucherfluss zu steuern.

Getränke und Verpflegung

Natürlich wollen wir möglichst viel Umsatz in der Gastro erzielen. Aber selbst wenn das nicht das Hauptziel ist, sollte niemand lange warten müssen. Zusätzliche Getränkestände oder ein Wertmarkensystem können Abläufe beschleunigen – wichtig ist, dass solche Systeme klar kommuniziert und sichtbar erklärt sind.

Gute Versorgung bedeutet zufriedene Besucher. Auf Qualität, Auswahl und Unverträglichkeiten gehe ich hier nicht weiter ein – eine kalte Currywurst entspricht selbstverständlich nicht dem Anspruch der Besucher.

Wohlfühlfaktor und Atmosphäre

Wichtige Punkte sind:
– angenehme Lautstärke
– gute Sprachverständlichkeit
– Licht und freundliche Atmosphäre
– sauberes Umfeld
– freundliches Personal
– verständliche Abläufe und sichtbare Agenda
– sinnvoll geplante Pausen

Besonders Licht und Ton beeinflussen die subjektive Wahrnehmung enorm.

Der Abschied

Der letzte Eindruck bleibt. Damit ist nicht der Moment gemeint, in dem der Gast ins Auto steigt, sondern der erste Satz, den er später über die Veranstaltung sagen wird: „Das war richtig toll organisiert“, „Eine super Show“ oder „Ich komme wieder“.

Auch das Verlassen der Veranstaltung kann positiv gestaltet werden: Eine nette Verabschiedung, ein kleines Give-away wie ein Schokoherz oder einfach ein freundliches Lächeln.

3) Nach dem Event

Auch nach der Veranstaltung können wir den Besucher noch positiv begleiten. Eine Schreiben oder eine Nachricht als Dankeschön vielleicht mit einem Rabattcode für die nächste Veranstaltung oder einem Bild von der Veranstaltung können das Erlebnis abrunden. Sollte es bei der Veranstaltung zu Problemen gekommen sein (welcher Art auch immer) kommunizieren wir das. Nur so können wir sicherstellen, dass der Besucher das nächste mal wieder kommt. Das könnte so aussehen: Wir bedanken uns herzlich für Ihre Teilnahme. Uns ist bewusst, dass es teilweise zu langen Wartezeiten kam. Wir sind uns dessen bewusst, entschuldigen uns dafür und arbeiten mit hochdruck an Konzepten, wie wir das auf der nächsten Veranstaltung vermeiden können.

4) Warum Kleinigkeiten so wichtig sind

Es sind die kleinen Dinge, die zählen. Das subjektive Erleben kann stark vom objektiven Ablauf abweichen. Atmosphäre entsteht nicht durch Zufall – sie ist das Ergebnis von Planung und durchdachten Entscheidungen. Ein wirklich wichter Punkt, der immer so einfach klingt aber keiner gut hinbekommt ist Kommunikation. Lieber einmal mehr und besser als zu wenig. Holen Sie Ihre Gäste gut ab.

5) Schlusswort

Es gibt nur eine Chance für den ersten Eindruck – und der letzte Eindruck bleibt am stärksten hängen. Du hast Fragen oder planst eine Veranstaltung melde dich doch einfach kurz bei uns - wir freuen uns über jede Nachricht
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