Ticketing-Systeme für Veranstaltungen – Mehr als nur Eintrittskarten verkaufen

Wer eine Veranstaltung plant, kommt früher oder später an den Punkt: Wie sollen die Tickets verkauft, bezahlt, verschickt und am Einlass kontrolliert werden?

Gerade bei kleineren Veranstaltungen klingt das am Anfang oft einfach. Man macht eine Gästeliste, verkauft ein paar Karten im Vorverkauf oder legt Tickets an einer Kasse aus. Sobald aber mehr Besucher, verschiedene Ticketarten, Online-Zahlungen oder ein schneller Einlass dazukommen, wird das Thema deutlich komplexer.

Genau hier kommen Ticketing-Systeme ins Spiel.

Was ist ein Ticketing-System?

Ein Ticketing-System ist eine technische Lösung, mit der Eintrittskarten für Veranstaltungen erstellt, verkauft, bezahlt, verschickt und später am Einlass geprüft werden können.

Das kann ein einfaches Online-Tool sein, über das Besucher ihr Ticket kaufen und per E-Mail erhalten. Es kann aber auch ein größeres System sein, das zusätzlich Zahlungsabwicklung, Support, Rückerstattungen, Einlasskontrolle, Auswertung und Marketing übernimmt.

Moderne Tickets sind meistens digitale Tickets mit QR-Code. Diese können auf dem Smartphone vorgezeigt oder ausgedruckt werden. Am Eingang wird der Code gescannt und das System prüft, ob das Ticket gültig ist.

Damit ist ein Ticketing-System nicht nur ein „Online-Shop für Eintrittskarten“, sondern oft ein wichtiger Teil der gesamten Veranstaltungsorganisation.

Welche Vorteile hat ein Ticketing-System?

Der größte Vorteil ist: Viele Abläufe werden zentral an einer Stelle gebündelt.

Statt manuell Listen zu führen, Zahlungseingänge zu prüfen, Tickets zu verschicken und am Veranstaltungstag alles händisch zu kontrollieren, übernimmt das System viele dieser Aufgaben automatisch.

Zahlungsabwicklung

Viele Ticketing-Systeme bieten verschiedene Zahlungsarten an. Dazu gehören je nach Anbieter zum Beispiel Kreditkarte, PayPal, Sofortüberweisung, SEPA-Lastschrift oder klassische Überweisung.

Für den Veranstalter ist das bequem, weil Zahlungen automatisch zugeordnet werden können. Der Käufer erhält sein Ticket meist direkt nach erfolgreicher Zahlung.

Wichtig ist aber: Zahlungsarten verursachen Kosten. Kreditkarten, PayPal oder andere Zahlungsdienstleister haben unterschiedliche Gebühren. Deshalb sollte man sich vor der Entscheidung genau anschauen, welche Zahlungsarten man wirklich braucht und was sie kosten.

Automatischer Ticketversand

Nach dem Kauf wird das Ticket in der Regel automatisch per E-Mail verschickt. Das spart viel Zeit und verhindert Fehler.

Besonders praktisch ist das bei Veranstaltungen mit vielen Gästen oder bei Verkäufen, die außerhalb der normalen Bürozeiten stattfinden.

Support für Käufer

Je nach Anbieter gibt es auch Unterstützung für Ticketkäufer. Zum Beispiel bei Fragen zur Bestellung, bei falsch eingegebenen E-Mail-Adressen, bei verlorenen Tickets oder bei Problemen mit der Zahlung.

Manche Anbieter stellen dafür eine eigene Hotline oder einen Supportbereich zur Verfügung. Das kann für Veranstalter eine große Entlastung sein.

Gleichzeitig sollte man vorher prüfen, wie dieser Support genau aussieht. Nicht jedes System übernimmt automatisch jede Anfrage.

Rückerstattungen und Stornierungen

Auch Rückerstattungen können über ein Ticketing-System abgewickelt werden. Das ist besonders wichtig, wenn Veranstaltungen abgesagt, verschoben oder teilweise geändert werden.

Je nach System können Rückerstattungen komplett, teilweise oder nur für bestimmte Ticketarten durchgeführt werden. Auch hier lohnt sich ein genauer Blick in die Bedingungen.

Gerade bei kostenpflichtigen Veranstaltungen sollte vorab klar sein, wer Rückfragen bearbeitet, wer Rückerstattungen freigibt und welche Gebühren dabei entstehen.

Schnellere Einlass-Abwicklung

Ein weiterer großer Vorteil ist der Einlass. Tickets können per App, Scanner, Terminal oder anderen Lösungen geprüft werden.

Dadurch lässt sich vermeiden, dass Tickets doppelt verwendet werden. Außerdem sieht man oft in Echtzeit, wie viele Besucher bereits eingecheckt sind.

Gerade bei Veranstaltungen mit festen Anfangszeiten ist ein sauber geplanter Einlass wichtig. Lange Warteschlangen wirken schnell unprofessionell und sorgen bereits vor Beginn für schlechte Stimmung.

Welche Möglichkeiten bieten Ticketing-Systeme?

Ticketing-Systeme können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Manche Lösungen sind bewusst einfach gehalten. Andere sind sehr umfangreich und eher für größere Veranstaltungen oder professionelle Veranstalter gedacht.

Einbindung in die eigene Website

Viele Systeme lassen sich in die eigene Website einbinden. Das kann über einen einfachen Button, einen Link zum Ticketshop oder über ein eingebettetes Widget passieren.

Für Veranstalter ist das interessant, weil Besucher nicht erst lange suchen müssen. Sie lesen die Informationen zur Veranstaltung und können direkt dort ein Ticket kaufen.

Trotzdem sollte man dabei auf ein paar Punkte achten:

• Passt der Ticketshop optisch zur eigenen Website?
• Ist der Kaufprozess auf dem Smartphone einfach?
• Öffnet sich der Ticketshop extern oder bleibt der Besucher auf der eigenen Seite?
• Ist klar erkennbar, wer der Vertragspartner beim Kauf ist?
• Wie werden Datenschutz und Tracking geregelt?

Ticketkategorien

Bei vielen Veranstaltungen reicht ein einziges Standardticket nicht aus.

Häufig gibt es unterschiedliche Ticketkategorien. Zum Beispiel:

• Normalpreis
• ermäßigte Tickets
• Kindertickets
• Familientickets
• VIP-Tickets
• Gruppentickets
• Presse- oder Gästelistentickets
• kostenlose Tickets für Helfer, Künstler oder Partner

Gute Systeme ermöglichen es, solche Kategorien sauber anzulegen. Dabei kann oft festgelegt werden, wie viele Tickets je Kategorie verfügbar sind, wann der Verkauf startet und wann er endet.

Rabattcodes und Gutscheine

Rabattcodes sind besonders praktisch, wenn bestimmte Gruppen einen Nachlass erhalten sollen.

Beispiele sind Sponsoren, Mitglieder, Frühbucher, Partner, Vereine oder Newsletter-Abonnenten.

Wichtig ist hier eine saubere Begrenzung. Ein Rabattcode sollte nicht unbegrenzt im Internet herumwandern, wenn er eigentlich nur für eine bestimmte Gruppe gedacht ist.

Pressetickets und Gästelisten

Viele Veranstaltungen brauchen neben normalen Käufern auch kostenlose oder interne Tickets.

Dazu gehören zum Beispiel Pressevertreter, Fotografen, Sponsoren, Helfer, Künstler, Techniker oder Ehrengäste.

Auch diese Tickets sollten möglichst über das System laufen. So bleibt die Besucherzahl nachvollziehbar und am Einlass gibt es weniger Diskussionen.

Affiliate-Systeme

Manche Ticketing-Systeme bieten Affiliate- oder Partnerfunktionen an.

Damit können Verkäufe bestimmten Partnern, Künstlern, Vereinen oder Werbekanälen zugeordnet werden. Das ist besonders interessant, wenn mehrere Personen oder Organisationen beim Verkauf helfen.

So kann man später sehen, über welchen Link wie viele Tickets verkauft wurden. Bei größeren Veranstaltungen kann das auch für Provisionen oder Auswertungen interessant sein.

Einlasssysteme: App, Scanner, Terminal oder Drehkreuz?

Der Ticketverkauf ist nur die eine Seite. Am Veranstaltungstag muss das Ticket auch zuverlässig geprüft werden.

Bei kleineren Veranstaltungen reicht oft eine App auf dem Smartphone oder Tablet. Der QR-Code wird gescannt und das Ticket wird im System als eingelöst markiert.

Bei größeren Veranstaltungen kommen teilweise professionelle Scanner, Handheld-Terminals, feste Scan-Stationen oder sogar Drehkreuze zum Einsatz.

Typische Möglichkeiten beim Einlass

• Smartphone-App zum Scannen
• Tablet am Einlass
• professionelle Handscanner
• mobile Terminals
• stationäre Kontrollpunkte
• Drehkreuze
• separate Lösungen für Akkreditierung oder Gästelisten

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt stark von der Veranstaltung ab.

Bei einem Vereinsfest mit 150 Besuchern ist eine einfache App oft völlig ausreichend. Bei einer Messe, einem Festival oder einer Veranstaltung mit mehreren Eingängen braucht es dagegen ein deutlich besser geplantes Einlasskonzept.

Wichtig ist auch die Frage nach dem Internet. Manche Systeme funktionieren offline oder synchronisieren später. Andere brauchen eine stabile Online-Verbindung.

Gerade bei Veranstaltungen sollte man sich darauf nicht blind verlassen. Schlechter Mobilfunk, dicke Wände, überlastete Netze oder viele Besucher mit Smartphones können die Verbindung schnell verschlechtern.

Spezialanbieter für Einlass und Akkreditierung

Nicht jedes Ticketing-System ist automatisch auch das beste Einlasssystem.

Es gibt Anbieter, die sich besonders auf Einlasskontrolle, Besucherzählung, Akkreditierung, Messezugang oder Zutrittskontrolle spezialisiert haben.

Das kann sinnvoll sein, wenn der Einlass sehr komplex ist. Zum Beispiel bei mehreren Eingängen, unterschiedlichen Zutrittsbereichen, Backstage-Bereichen, VIP-Zonen oder mehrtägigen Veranstaltungen.

Für viele kleinere Veranstaltungen ist das aber nicht nötig. Dort reicht oft ein gutes Standard-Ticketing-System mit sauberer Scan-App.

Nicht einfach irgendein System auswählen

Ein häufiger Fehler ist, einfach das bekannteste oder erstbeste Ticketing-System zu nehmen.

Das kann funktionieren. Muss es aber nicht.

Jedes System hat eigene Stärken, Kosten, Abläufe und Einschränkungen. Deshalb sollte man vorher überlegen, was wirklich gebraucht wird.

Wichtige Fragen vor der Auswahl

• Wie viele Besucher werden erwartet?
• Gibt es nur eine Ticketart oder mehrere Kategorien?
• Welche Zahlungsarten sollen angeboten werden?
• Wie hoch sind die Gebühren für Kreditkarte, PayPal, Überweisung oder andere Zahlungsarten?
• Wer kümmert sich um Käuferfragen?
• Wie werden Rückerstattungen abgewickelt?
• Wie läuft der Einlass ab?
• Gibt es mehrere Eingänge?
• Wird eine Offline-Funktion benötigt?
• Soll das System in die eigene Website eingebunden werden?
• Wie viel Eigenwerbung steht auf den Tickets?
• Wie stark tritt der Ticketanbieter gegenüber dem Besucher in Erscheinung?
• Brauche ich das Marketing eines großen Portals?
• Wie wichtig sind Auswertungen und Statistiken?

Eigenes Branding oder großes Portal?

Ein wichtiger Punkt ist die Außenwirkung.

Manche Veranstalter möchten, dass der Ticketkauf möglichst stark nach der eigenen Marke aussieht. Das Ticket, der Shop und die E-Mails sollen zur eigenen Website und zum eigenen Design passen.

Andere Veranstalter profitieren davon, wenn die Veranstaltung auf einem großen Portal sichtbar ist. Bekannte Plattformen können Vertrauen schaffen und zusätzliche Reichweite bringen.

Dafür tritt dann aber oft auch die Marke des Ticketanbieters stärker in den Vordergrund.

Beides kann richtig sein. Es hängt davon ab, was wichtiger ist: volle Kontrolle über die eigene Darstellung oder zusätzliche Sichtbarkeit über ein bestehendes Portal.

Kosten genau anschauen

Bei Ticketing-Systemen sollte man nicht nur auf eine einzelne Prozentzahl schauen.

Die Gesamtkosten können sich aus mehreren Bestandteilen zusammensetzen.

• Systemgebühr pro Ticket
• prozentuale Verkaufsgebühr
• Zahlungsgebühren
• Auszahlungsgebühren
• Gebühren für Rückerstattungen
• Gebühren für Supportleistungen
• Kosten für Hardware am Einlass
• Kosten für zusätzliche Funktionen

Außerdem ist wichtig, wer diese Gebühren trägt. Werden sie dem Käufer zusätzlich berechnet? Werden sie vom Ticketpreis abgezogen? Oder übernimmt der Veranstalter die Kosten komplett?

Das sollte vorher sauber kalkuliert werden. Sonst sieht der Ticketpreis für den Besucher am Ende anders aus als geplant oder der Veranstalter erhält weniger Auszahlung als erwartet.

Datenschutz und Käuferdaten

Auch das Thema Datenschutz sollte nicht nebenbei behandelt werden.

Beim Ticketkauf werden personenbezogene Daten verarbeitet. Zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen oder gegebenenfalls weitere Angaben.

Deshalb sollte klar sein:

• Welche Daten werden erhoben?
• Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Wie lange werden sie gespeichert?
• Kann man die Daten exportieren?
• Dürfen die Daten für Newsletter oder Werbung genutzt werden?

Gerade wenn der Ticketshop in die eigene Website eingebunden wird, sollte man Datenschutz, Cookies und Tracking sauber prüfen.

Auswertung nach der Veranstaltung

Ein gutes Ticketing-System hilft nicht nur vor und während der Veranstaltung, sondern auch danach.

Interessant sind zum Beispiel:

• Wie viele Tickets wurden verkauft?
• Welche Ticketkategorien liefen besonders gut?
• Wann wurden die meisten Tickets gekauft?
• Welche Rabattcodes wurden genutzt?
• Wie viele Besucher sind tatsächlich erschienen?
• Über welche Kanäle kamen die Verkäufe?

Diese Informationen können bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen sehr hilfreich sein.

Oft erkennt man dadurch erst im Nachhinein, welche Werbung funktioniert hat und wo noch Verbesserungspotenzial besteht.

Erfahrung aus der Praxis

Ich habe selbst zwei Jahre bei XING Events gearbeitet und dort Einblicke bekommen, wie Ticketing, Veranstalter, Käufer, Support und Einlass in der Praxis zusammenspielen.

Aus dieser Erfahrung kann ich sagen: Ein Ticketing-System muss nicht immer möglichst groß oder möglichst umfangreich sein. Es muss zur Veranstaltung passen.

Für manche Veranstaltungen reicht eine einfache, schlanke Lösung. Andere brauchen professionelle Abläufe, mehrere Ticketkategorien, saubere Zahlungsprozesse, Support, Reporting und ein gut geplantes Einlasssystem.

Entscheidend ist nicht, welches System auf dem Papier am meisten kann, sondern welches System die eigenen Anforderungen zuverlässig abbildet.

Fazit: Ticketing ist Teil der Veranstaltungsplanung

Ticketing sollte nicht erst kurz vor der Veranstaltung entschieden werden.

Es beeinflusst den Verkauf, die Kommunikation mit Besuchern, die Zahlungsabwicklung, den Einlass und oft auch die Außenwirkung der gesamten Veranstaltung.

Deshalb lohnt es sich, frühzeitig zu überlegen: Was brauche ich wirklich? Welche Funktionen sind wichtig? Welche Kosten entstehen? Und wie soll der Besucher den Kauf erleben?

Ein gutes Ticketing-System macht eine Veranstaltung nicht automatisch erfolgreich. Aber es kann dafür sorgen, dass Verkauf, Zahlung, Kommunikation und Einlass deutlich entspannter laufen.

Und genau das ist am Ende viel wert: für Veranstalter, Besucher und alle, die am Veranstaltungstag vor Ort arbeiten.