Speaker für Veranstaltungen finden

Beitrag vom 19.06.2026 - Patrick Dehmlein

Wer eine Veranstaltung plant, denkt häufig zuerst an Location, Technik, Catering, Ablauf und Einladungen. Ein wichtiger Punkt wird dabei jedoch gerne unterschätzt: die Auswahl der passenden Speaker.

Viele Veranstaltungen stehen und fallen mit den Personen, die auf der Bühne sprechen. Gute Speaker geben Orientierung, bringen neue Impulse, erklären komplexe Themen verständlich oder schaffen emotionale Momente im Programm.

Gleichzeitig ist es nicht immer einfach, geeignete Personen zu finden. Nicht jeder ausgewiesene Fachmann ist automatisch ein guter Redner. Und nicht jeder professionelle Speaker passt zum Thema, zur Zielgruppe und zur Atmosphäre der eigenen Veranstaltung.

Die Suche nicht erst kurz vor der Veranstaltung beginnen

Die Suche nach Speakern sollte nicht erst beginnen, wenn das Programm bereits fast vollständig feststeht.

Gute Beiträge entstehen meistens nicht zufällig. Es braucht passende Themen, geeignete Personen, klare Erwartungen und genügend Zeit für die Abstimmung.

Besonders bei wiederkehrenden Veranstaltungen lohnt es sich deshalb, dauerhaft mögliche Speaker und Themen zu sammeln.

Wer bei jeder Veranstaltung wieder bei null beginnt, verliert Zeit und greift unter Termindruck möglicherweise auf eine weniger passende Lösung zurück.

Zuerst Thema und Ziel des Beitrags klären

Bevor eine konkrete Person angefragt wird, sollte möglichst klar sein, welche Aufgabe ihr Beitrag im Gesamtprogramm erfüllen soll.

Mögliche Aufgaben eines Speakers sind beispielsweise:

• ein Thema fachlich erklären
• eine neue Perspektive eröffnen
• eine Diskussion anstoßen
• Erfahrungen aus der Praxis vermitteln
• Teilnehmer motivieren
• einen Themenblock eröffnen oder zusammenfassen
• nach einer Pause neue Aufmerksamkeit erzeugen
• einen emotionalen Abschluss schaffen

Ein bekannter Name allein reicht nicht aus. Entscheidend ist, ob der Beitrag das Ziel der Veranstaltung unterstützt und für die anwesende Zielgruppe relevant ist.

Interne Speaker: Fachwissen aus dem eigenen Unternehmen nutzen

Eine naheliegende Quelle sind Personen aus dem eigenen Unternehmen oder der eigenen Organisation.

Dazu gehören beispielsweise:

• Geschäftsführung
• Produktmanagement
• Vertrieb
• Technik und Entwicklung
• Support und Service
• Projektleitung
• Personalabteilung
• weitere Fachbereiche

Interne Speaker besitzen einen großen Vorteil: Sie kennen das Unternehmen, die Produkte, die Kunden und die internen Zusammenhänge.

Gleichzeitig sind interne Fachleute nicht automatisch geübte Redner. Manche verfügen über umfangreiches Wissen, möchten aber keinen langen Vortrag allein vor einem großen Publikum halten.

Genau hier lohnt es sich, über alternative Formate nachzudenken.

Die Hürde für interne Speaker senken

Nicht jeder Beitrag muss ein klassischer Vortrag von 30 oder 45 Minuten sein.

Gerade bei internen Speakern können kleinere und stärker moderierte Formate zu besseren Ergebnissen führen.

• kurze Impulse statt langer Vorträge
• Interviews auf der Bühne
• moderierte Gesprächsrunden
• Praxisberichte aus konkreten Projekten
• Fragerunden mit mehreren Beteiligten
• kurze Produkt- oder Lösungsdemonstrationen
• gemeinsame Präsentationen im Tandem

Bei einem Tandem-Format können beispielsweise Technik und Vertrieb gemeinsam auf der Bühne stehen.

Dadurch verteilt sich die Verantwortung. Eine Person muss nicht allein den gesamten Beitrag tragen.

Gleichzeitig entsteht häufig ein interessanterer Inhalt, weil unterschiedliche Perspektiven auf dasselbe Thema sichtbar werden.

Speaker aus dem eigenen Netzwerk

Neben internen Personen lohnt sich der Blick in das bestehende berufliche und regionale Netzwerk.

Dort finden sich häufig Menschen, die fachlich gut passen und bereits einen Bezug zur Veranstaltung oder zum veranstaltenden Unternehmen besitzen.

Mögliche Speaker aus dem Umfeld sind:

• Kunden
• Partnerunternehmen
• Lieferanten
• Dienstleister
• befreundete Unternehmen
• Branchenkontakte
• Verbände und Institutionen
• regionale Persönlichkeiten

Solche Speaker wirken häufig glaubwürdig, weil sie nicht nur theoretisch über ein Thema sprechen, sondern eigene Erfahrungen vermitteln können.

Kunden als Speaker

Kundenbeiträge können besonders wertvoll sein.

Sie zeigen beispielsweise:

• wie eine Lösung tatsächlich eingesetzt wird
• welche Herausforderungen bestanden
• welche Entscheidungen getroffen wurden
• welche Ergebnisse erreicht wurden
• was im Projekt nicht sofort funktioniert hat

Ein ehrlicher Praxisbericht wirkt häufig glaubwürdiger als eine reine Unternehmens- oder Produktpräsentation.

Allerdings sollte ein Kundenbeitrag nicht zu einer werblichen Erfolgsgeschichte ohne echten Informationswert werden.

Externe Speaker

Externe Speaker können eine Veranstaltung deutlich aufwerten.

Sie bringen häufig:

• Erfahrung auf der Bühne
• eine professionelle Vortragsweise
• einen Blick von außen
• neue Themen und Perspektiven
• zusätzliche Bekanntheit oder Reichweite

Besonders geeignet können externe Speaker sein für:

• eine Keynote zum Auftakt
• einen neuen Themenblock nach einer Pause
• einen motivierenden Impuls
• einen Blick über die eigene Branche hinaus
• einen starken Abschluss der Veranstaltung

Gleichzeitig sollte realistisch geplant werden. Professionelle Speaker sind häufig deutlich teurer als interne Beiträge oder Vorträge aus dem eigenen Netzwerk.

Zusätzlich muss geprüft werden, ob Thema, Stil, Zielgruppe, Verfügbarkeit und Budget zusammenpassen.

Wo findet man externe Speaker?

Externe Speaker können über unterschiedliche Wege gefunden werden:

• auf anderen Veranstaltungen und Konferenzen
• über persönliche Empfehlungen
• über Speaker-Agenturen
• über LinkedIn und andere berufliche Netzwerke
• über Fachartikel, Bücher und Podcasts
• über Interviews und Videoplattformen
• über Branchenverbände und Fachmedien
• über Hochschulen und Forschungseinrichtungen
• über eine gezielte Onlinerecherche

Wer auf einer anderen Veranstaltung einen passenden Beitrag sieht, sollte sich den Namen direkt notieren.

Auch wenn die Person nicht sofort benötigt wird, kann sie für ein zukünftiges Event interessant sein.

Wie beurteilt man einen Speaker?

Ein interessantes Thema oder eine hohe Bekanntheit sagen noch wenig über die tatsächliche Eignung aus.

Bei der Auswahl sollten mehrere Kriterien betrachtet werden:

• Passt das Thema zur Zielgruppe?
• Besitzt die Person nachweisbare Fachkenntnisse?
• Spricht sie verständlich und strukturiert?
• Kann sie Inhalte anschaulich erklären?
• Wirkt sie authentisch?
• Passt ihr Stil zur Veranstaltung?
• Kann sie mit Fragen oder unerwarteten Situationen umgehen?
• Hält sie sich an vereinbarte Zeiten?
• Ist der Beitrag eher informativ, unterhaltsam oder werblich?

Besonders hilfreich sind vollständige Aufzeichnungen früherer Vorträge.

Kurze Zusammenschnitte zeigen häufig nur besonders gelungene Momente und vermitteln deshalb nicht unbedingt, wie ein vollständiger Beitrag aufgebaut ist.

Der richtige Mix ist entscheidend

In vielen Fällen ist nicht eine einzelne Gruppe die beste Lösung, sondern eine ausgewogene Mischung.

Interne Speaker bringen Nähe, Fachwissen und Unternehmensbezug.

Kunden, Partner und Lieferanten ergänzen Praxis und zusätzliche Perspektiven.

Externe Speaker bringen häufig Bühnenerfahrung und neue Impulse von außen.

Ein möglicher Programmaufbau kann beispielsweise so aussehen:

• Eröffnung durch Geschäftsführung oder Moderation
• Keynote durch einen externen Speaker
• fachliche Beiträge von internen Experten
• Praxisbericht eines Kunden oder Partners
• moderierte Gesprächsrunde mit mehreren Perspektiven
• externer Impuls nach einer längeren Pause
• Zusammenfassung und Abschluss durch die Geschäftsführung

So entsteht ein abwechslungsreiches Programm. Die Veranstaltung wirkt nicht wie eine reine interne Präsentationsreihe, bleibt aber trotzdem nah am Unternehmen und an den eigenen Themen.

Abwechslung entsteht nicht nur durch verschiedene Personen

Selbst gute Speaker verlieren an Wirkung, wenn ein langer Vortrag unmittelbar auf den nächsten folgt.

Für ein abwechslungsreiches Programm können unterschiedliche Formate kombiniert werden:

• Keynote
• Kurzimpuls
• Interview
• Podiumsdiskussion
• Live-Demonstration
• Publikumsfragen
• Workshop
• Praxisbericht

Unterschiedliche Längen und Formate können die Aufmerksamkeit stärker fördern als eine reine Aneinanderreihung gleich langer Präsentationen.

Nicht nur Namen, sondern auch Themen sammeln

Eine gute Speaker-Liste sollte nicht ausschließlich aus Namen bestehen.

Ebenso wichtig sind Themenideen, Formate und mögliche Blickwinkel.

Manchmal ist eine Person interessant, aber das passende Thema fehlt noch. In anderen Fällen gibt es ein starkes Thema, aber noch keinen geeigneten Speaker.

Deshalb sollte beides gesammelt werden:

• mögliche Speaker
• konkrete Vortragsthemen
• Ideen für Panels und Interviews
• Praxisbeispiele von Kunden
• interessante Beiträge anderer Veranstaltungen
• Kontakte aus dem eigenen Netzwerk
• Notizen zu Stil, Qualität und Eignung

Daraus entsteht mit der Zeit eine wertvolle Grundlage für zukünftige Veranstaltungsprogramme.

Eine Speaker-Datenbank aufbauen

Wer regelmäßig Veranstaltungen plant, sollte mögliche Speaker systematisch erfassen.

Eine einfache Tabelle oder eine kleine Datenbank kann dafür bereits ausreichen.

Wichtig ist, dass Informationen nicht in einzelnen E-Mails, Notizzetteln oder Chatverläufen verloren gehen.

Sinnvolle Felder für eine Speaker-Datenbank

• Name
• Unternehmen oder Organisation
• Funktion und Fachgebiet
• Kontaktinformationen
• mögliche Themen
• geeignete Veranstaltungsformate
• interner, externer oder Netzwerk-Speaker
• Quelle der Empfehlung
• bereits selbst gesehen oder nur empfohlen
• Links zu Vorträgen oder Interviews
• Einschätzung zur Bühnenwirkung
• Honorar und Nebenkosten, soweit bekannt
• Sprachen
• regionale Nähe und Reisebereitschaft
• Notizen zu früheren Einsätzen

Die Datenbank muss nicht von Anfang an vollständig sein. Entscheidend ist, dass sie regelmäßig ergänzt und gepflegt wird.

Die erste Kontaktaufnahme

Eine Anfrage sollte möglichst konkret sein.

Statt lediglich zu fragen, ob jemand „bei unserer Veranstaltung sprechen möchte“, sollten bereits die wichtigsten Rahmenbedingungen genannt werden.

Dazu gehören:

• Name und Art der Veranstaltung
• Datum und Veranstaltungsort
• Zielgruppe und erwartete Teilnehmerzahl
• gewünschtes Thema
• vorgesehenes Format
• geplante Dauer des Beitrags
• Rolle des Beitrags im Gesamtprogramm
• Honorarrahmen oder Bitte um ein Angebot
• mögliche Reise- und Übernachtungskosten

Eine konkrete Anfrage zeigt, dass die Veranstaltung bereits durchdacht wurde, und erleichtert dem Speaker eine realistische Rückmeldung.

Honorare und weitere Kosten

Bei externen Speakern besteht der finanzielle Aufwand nicht immer nur aus dem eigentlichen Honorar.

Zusätzlich entstehen möglicherweise:

• Reisekosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegung
• Transfer vor Ort
• Kosten für zusätzliche Begleitpersonen
• Aufwand für individuelle Vorbereitung
• Lizenz- oder Nutzungsgebühren für Aufzeichnungen

Vor einer verbindlichen Zusage sollte deshalb geklärt werden, welche Leistungen und Nebenkosten im Angebot enthalten sind.

Speaker brauchen ein klares Briefing

Auch wenn eine passende Person gefunden wurde, ist die Vorbereitung noch nicht abgeschlossen.

Ein Speaker benötigt ein klares Briefing. Dazu gehören insbesondere:

• Ziel der Veranstaltung
• Zielgruppe und Wissensstand
• gewünschte Kernaussagen
• Länge des Beitrags
• Format und Position im Ablauf
• gewünschter Grad an Interaktion
• technische Rahmenbedingungen
• Vorgaben für Präsentationen
• Informationen zu Aufzeichnung und Veröffentlichung

Der Speaker sollte außerdem wissen, welche Beiträge unmittelbar davor und danach stattfinden.

So lassen sich unnötige Wiederholungen vermeiden und Übergänge besser vorbereiten.

Vorträge inhaltlich abstimmen

Besonders bei mehreren Speakern sollte nicht jeder Beitrag vollständig isoliert vorbereitet werden.

Sonst besteht die Gefahr, dass:

• mehrere Personen dieselben Grundlagen erklären
• wichtige Themenbereiche unbehandelt bleiben
• Begriffe unterschiedlich verwendet werden
• Vorträge nicht aufeinander aufbauen
• das Gesamtprogramm keinen erkennbaren roten Faden besitzt

Eine kurze inhaltliche Abstimmung mit Moderation oder Programmverantwortlichen kann hier viel verbessern.

Präsentationen und technische Anforderungen

Folien und andere Inhalte sollten nicht erst unmittelbar vor dem Auftritt auf einem USB-Stick übergeben werden.

Sinnvoll ist eine feste Abgabefrist, damit Präsentationen vorab geprüft werden können.

Dabei sollte unter anderem geklärt werden:

• Seitenverhältnis der Präsentation
• verwendete Schriftarten
• eingebettete Videos und Audiodateien
• benötigte Internetverbindungen
• eigener oder bereitgestellter Laptop
• Mikrofonwunsch
• Vorschaumonitor und Presenter
• besondere Bühnen- oder Lichtanforderungen

Ein kurzer Technikcheck gibt dem Speaker zusätzlich Sicherheit und verhindert vermeidbare Probleme.

Probe und Speaker-Betreuung

Besonders interne oder weniger erfahrene Speaker profitieren von einem Probelauf.

Dabei kann geprüft werden:

• Ist der Aufbau verständlich?
• Passt der Beitrag in die vorgesehene Zeit?
• Sind die Folien gut lesbar?
• Werden zu viele Fachbegriffe verwendet?
• Ist die Kernaussage klar?
• Funktionieren Übergänge, Videos und Demonstrationen?

Das ist kein Misstrauen gegenüber dem Speaker. Es sorgt dafür, dass der Beitrag besser zur Veranstaltung passt.

Am Veranstaltungstag sollte außerdem ein klarer Ansprechpartner vorhanden sein, der den Speaker empfängt, den Ablauf erklärt und bei organisatorischen Fragen unterstützt.

Moderation und Übergänge

Gute Speaker allein ergeben noch kein gutes Gesamtprogramm.

Auch Anmoderationen, Übergänge und Fragerunden sollten vorbereitet werden.

Die Moderation sollte wissen:

• wie der Speaker korrekt vorgestellt wird
• welche Kernaussage der Beitrag besitzt
• wie viel Zeit für Fragen vorgesehen ist
• wie bei einer Zeitüberschreitung reagiert wird
• welcher Programmpunkt anschließend folgt

Eine gute Anmoderation weckt Interesse, ohne den gesamten Vortrag bereits vorwegzunehmen.

Aufzeichnung und Nutzungsrechte

Soll ein Beitrag gefilmt, gestreamt oder später veröffentlicht werden, muss dies vorab mit dem Speaker vereinbart werden.

Zu klären sind beispielsweise:

• Darf der vollständige Vortrag aufgezeichnet werden?
• Ist ein Livestream erlaubt?
• Dürfen einzelne Ausschnitte für Social Media genutzt werden?
• Wie lange darf die Aufzeichnung veröffentlicht bleiben?
• Darf das Material bearbeitet oder gekürzt werden?
• Darf der Speaker die Aufzeichnung selbst verwenden?
• Enthält die Präsentation fremde Bilder oder Videos?

Eine mündliche Zustimmung kurz vor dem Auftritt ist dafür keine ideale Grundlage. Die Nutzung sollte möglichst schriftlich festgehalten werden.

Einen Ersatzplan vorbereiten

Auch ein fest gebuchter Speaker kann kurzfristig ausfallen.

Gründe können Krankheit, Reiseprobleme oder andere unvorhersehbare Ereignisse sein.

Besonders bei zentralen Programmpunkten sollte deshalb ein Ersatzplan bestehen.

Mögliche Lösungen sind:

• ein interner Ersatzspeaker
• Umwandlung in ein moderiertes Interview
• digitale Zuschaltung des Speakers
• Verlängerung einer geplanten Gesprächsrunde
• ein vorbereiteter zusätzlicher Praxisbeitrag
• Anpassung von Pausen und Ablauf

Ein Ersatz muss nicht denselben Beitrag vollständig ersetzen. Entscheidend ist, dass keine große Lücke im Ablauf entsteht.

Nach der Veranstaltung auswerten

Nach dem Event sollte nicht nur geprüft werden, ob der Speaker pünktlich war und seinen Vortrag gehalten hat.

Interessant sind auch Fragen wie:

• War der Beitrag für die Zielgruppe relevant?
• Wurde die vorgesehene Zeit eingehalten?
• War die Präsentation verständlich?
• Wie hat das Publikum reagiert?
• Gab es interessante Fragen oder Diskussionen?
• Würde man die Person erneut einladen?
• Für welche anderen Themen wäre sie geeignet?

Diese Informationen können anschließend in die Speaker-Datenbank übernommen werden.

So wächst mit jeder Veranstaltung die eigene Erfahrung und die Auswahl zukünftiger Speaker wird leichter.

Fazit: Gute Speaker entstehen nicht zufällig

Die Suche nach passenden Speakern ist ein wichtiger Bestandteil der Veranstaltungsplanung.

Dabei sollte man sich weder ausschließlich auf bekannte externe Namen verlassen noch nur interne Präsentationen einplanen.

Häufig entsteht das beste Programm durch einen ausgewogenen Mix:

• Interne Speaker bringen Fachwissen und Nähe.
• Kunden und Partner bringen Praxis und Glaubwürdigkeit.
• Externe Speaker bringen neue Perspektiven und Bühnenerfahrung.

Entscheidend ist, dass Personen, Themen und Formate zur Zielgruppe und zum Gesamtprogramm passen.

Wer dauerhaft Kontakte, Themenideen und Erfahrungen sammelt, kann zukünftige Veranstaltungen schneller, strukturierter und abwechslungsreicher planen.