Speaker für Veranstaltungen finden

Beitrag vom 19.06.2026 - Patrick Dehmlein

Wer eine Veranstaltung plant, denkt oft zuerst an Location, Technik, Catering, Ablauf und Einladung. Ein Punkt wird dabei aber gerne unterschätzt: die passenden Speaker zu finden.

Dabei stehen und fallen viele Veranstaltungen genau mit diesen Personen. Gute Speaker geben Orientierung, bringen neue Impulse, erklären komplexe Themen verständlich oder schaffen emotionale Momente im Programm.

Gleichzeitig ist es nicht immer einfach, geeignete Personen zu finden. Nicht jeder gute Fachmann ist automatisch ein guter Redner. Und nicht jeder professionelle Speaker passt automatisch zur eigenen Veranstaltung.

Speaker finden: Nicht erst kurz vor der Veranstaltung beginnen

Die Suche nach Speakern sollte nicht erst beginnen, wenn das Programm schon fast fertig ist.

Gute Beiträge entstehen meistens nicht zufällig. Man braucht passende Themen, geeignete Personen, klare Erwartungen und genug Zeit für Abstimmung.

Besonders bei wiederkehrenden Veranstaltungen lohnt es sich, dauerhaft an diesem Thema zu arbeiten. Wer jedes Mal wieder bei null anfängt, verliert viel Zeit.

Sinnvoll ist deshalb eine Art interne Speaker-Datenbank. Darin können mögliche Speaker, Themenideen, frühere Kontakte, Empfehlungen, Notizen zu gesehenen Vorträgen und interessante Quellen gesammelt werden.

Interne Speaker: Fachwissen aus dem eigenen Unternehmen nutzen

Eine naheliegende Quelle sind Personen aus dem eigenen Unternehmen. Dazu gehören zum Beispiel Geschäftsführung, Produktmanagement, Vertrieb, Technik, Support, Projektleitung oder andere Fachbereiche.

Interne Speaker haben einen großen Vorteil: Sie kennen das Unternehmen, die Produkte, die Kunden und die internen Zusammenhänge.

Gleichzeitig sind interne Speaker nicht automatisch geübte Redner. Manche Personen haben viel Fachwissen, möchten aber nicht alleine einen großen Vortrag halten.

Genau hier sollte man über alternative Formate nachdenken.

Die Hürde für interne Speaker senken

Nicht jeder Beitrag muss ein klassischer 45-Minuten-Vortrag sein. Gerade intern kann es sinnvoll sein, kleinere und einfachere Formate anzubieten.

• kurze Impulse statt langer Vorträge
• Interviews auf der Bühne
• moderierte Gesprächsrunden
• Praxisberichte aus Projekten
• Fragerunden mit mehreren Personen
• kurze Produkt- oder Lösungsdemos

Besonders hilfreich kann auch ein Tandem-Format sein. Zum Beispiel sprechen Technik und Vertrieb gemeinsam auf der Bühne.

Dadurch verteilt sich die Verantwortung. Eine Person muss nicht allein den gesamten Vortrag tragen. Gleichzeitig entsteht oft ein interessanterer Blick auf das Thema, weil verschiedene Perspektiven zusammenkommen.

Speaker aus dem näheren Umfeld

Neben internen Personen lohnt sich der Blick ins eigene Netzwerk.

Oft gibt es im näheren Umfeld Menschen, die fachlich gut passen und gleichzeitig einen Bezug zur eigenen Veranstaltung haben.

Das können zum Beispiel sein:

• Partnerunternehmen
• befreundete Unternehmen
• Kunden
• Lieferanten
• Dienstleister
• Branchenkontakte
• Vereine, Institutionen oder regionale Ansprechpartner

Solche Speaker wirken oft glaubwürdig, weil sie nicht nur theoretisch über ein Thema sprechen, sondern aus der Praxis berichten können.

Gerade Kundenbeiträge können sehr wertvoll sein. Sie zeigen, wie eine Lösung tatsächlich eingesetzt wird, welche Erfahrungen gemacht wurden und welche Herausforderungen es gab.

Externe Speaker

Externe Speaker können eine Veranstaltung deutlich aufwerten. Sie bringen oft Erfahrung, Bühnenpräsenz und einen Blick von außen mit.

Besonders für eine Keynote, einen starken Einstieg, einen Themenwechsel nach einer Pause oder einen Abschlussimpuls können externe Speaker sehr gut passen.

Gleichzeitig sollte man realistisch planen. Externe Speaker sind häufig teurer als interne Beiträge oder Beiträge aus dem eigenen Netzwerk. Außerdem muss geprüft werden, ob Thema, Stil, Zielgruppe und Budget zusammenpassen.

Wo findet man externe Speaker?

• auf anderen Veranstaltungen
• über Empfehlungen aus dem Netzwerk
• über Speaker-Agenturen
• über LinkedIn oder andere berufliche Netzwerke
• über Fachartikel, Podcasts oder Interviews
• über Google-Recherche
• über Branchenverbände oder Fachmedien

Wenn man auf einer anderen Veranstaltung einen passenden Vortrag sieht, sollte man sich den Namen direkt notieren. Auch wenn die Person nicht sofort gebraucht wird, kann sie für eine spätere Veranstaltung interessant sein.

Der richtige Mix ist entscheidend

In vielen Fällen ist nicht eine einzelne Gruppe die beste Lösung, sondern die richtige Mischung.

Interne Speaker bringen Nähe, Fachwissen und Unternehmensbezug. Kunden, Partner oder Lieferanten bringen Praxis und zusätzliche Perspektiven. Externe Speaker bringen häufig Erfahrung, Professionalität und einen frischen Blick von außen.

Ein möglicher Programmaufbau kann zum Beispiel so aussehen:

• Keynote durch einen externen Speaker oder die Geschäftsführung
• fachliche Beiträge durch interne Speaker
• Praxisberichte von Kunden oder Partnern
• moderierte Gesprächsrunde mit mehreren Perspektiven
• externer Impuls nach einer Pause, um das Programm wieder aufzufrischen
• Abschlussimpuls durch Geschäftsführung, Moderator oder externen Speaker

So entsteht ein abwechslungsreiches Programm. Die Veranstaltung wirkt nicht wie eine reine interne Präsentationsreihe, bleibt aber trotzdem nah am Unternehmen und an den eigenen Themen.

Nicht nur Namen sammeln, sondern Themen entwickeln

Eine gute Speaker-Liste besteht nicht nur aus Namen.

Genauso wichtig sind Themenideen, Formate und mögliche Blickwinkel. Manchmal ist eine Person interessant, aber das konkrete Thema fehlt noch. In anderen Fällen gibt es ein starkes Thema, aber noch keinen passenden Speaker.

Deshalb sollte man beides sammeln:

• mögliche Speaker
• konkrete Vortragsthemen
• Ideen für Panels oder Interviews
• Praxisbeispiele von Kunden
• interessante Beiträge von anderen Veranstaltungen
• Kontakte aus dem Netzwerk
• Notizen zu Stil, Qualität und Eignung

Daraus entsteht mit der Zeit eine wertvolle Grundlage für zukünftige Veranstaltungen.

Eine Speaker-Datenbank aufbauen

Wer regelmäßig Veranstaltungen plant, sollte Speaker nicht nur spontan suchen, sondern systematisch sammeln.

Eine einfache Tabelle oder Datenbank kann dafür bereits ausreichen. Wichtig ist, dass Informationen nicht in einzelnen E-Mails, Notizzetteln oder Chatverläufen verloren gehen.

Sinnvolle Felder für eine Speaker-Datenbank

• Name
• Unternehmen oder Organisation
• Rolle oder Fachgebiet
• Kontaktinformationen
• mögliche Themen
• interner, externer oder Netzwerk-Speaker
• Quelle der Empfehlung
• bereits gesehen oder empfohlen bekommen
• Einschätzung zur Bühnenwirkung
• Honorar oder Kostenrahmen, falls bekannt
• Verfügbarkeit oder regionale Nähe
• Notizen zu früheren Einsätzen

Diese Datenbank muss nicht perfekt starten. Entscheidend ist, dass sie gepflegt wird. Jede interessante Person, jedes gute Thema und jede Empfehlung kann später hilfreich sein.

Speaker brauchen Vorbereitung

Auch wenn eine passende Person gefunden ist, ist die Arbeit noch nicht erledigt.

Speaker brauchen ein klares Briefing. Dazu gehören Zielgruppe, Ziel der Veranstaltung, gewünschte Länge, technische Rahmenbedingungen und die Rolle des Beitrags im Gesamtprogramm.

Besonders bei internen Speakern sollte man nicht davon ausgehen, dass der Vortrag automatisch funktioniert. Oft hilft es, Inhalte vorher gemeinsam zu strukturieren, Folien zu prüfen oder einen kurzen Probelauf einzuplanen.

Das ist kein Misstrauen gegenüber dem Speaker. Es sorgt nur dafür, dass der Beitrag besser zur Veranstaltung passt.

Fazit: Gute Speaker entstehen nicht zufällig

Die Suche nach passenden Speakern ist ein wichtiger Teil der Veranstaltungsplanung.

Man sollte sich dabei nicht nur auf externe Namen verlassen und auch nicht ausschließlich interne Beiträge einplanen. Meist entsteht das beste Programm durch einen guten Mix.

Interne Personen bringen Fachwissen und Nähe. Kunden, Partner und Lieferanten bringen Praxis und Glaubwürdigkeit. Externe Speaker bringen neue Perspektiven und professionelle Bühnenwirkung.

Wichtig ist aber: Dieses Thema läuft nicht von alleine.

Wer gute Speaker finden möchte, sollte dauerhaft Ideen, Kontakte, Themen und Quellen sammeln. Eine gepflegte Speaker-Datenbank hilft dabei, zukünftige Veranstaltungen schneller, strukturierter und abwechslungsreicher zu planen.