Fotografieren auf Veranstaltungen – Mehr als nur „ein paar Bilder“

Fotos von Veranstaltungen sind heute fast genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Oft bleiben am Ende nur Erinnerungen, Eindrücke und eben Bilder übrig. Gute Fotos können dafür sorgen, dass Gäste gerne zurückblicken, sich wiederfinden oder sogar Lust auf die nächste Veranstaltung bekommen.

Dabei geht es aber nicht nur darum, möglichst viele Bilder zu machen. Wichtiger ist die Frage: Was soll mit den Bildern überhaupt erreicht werden?

Erst das Ziel festlegen

Bevor überhaupt die Kamera ausgepackt wird, sollte klar sein, wofür die Bilder später genutzt werden. Denn je nach Ziel verändert sich auch die Art der Fotos deutlich.

Mögliche Ziele können sein:

• Werbung für zukünftige Veranstaltungen
• Social-Media-Inhalte
• Erinnerungen für Besucher
• Bilder für Sponsoren oder Partner
• Dokumentation für Vereine oder Unternehmen
• Presseberichte
• Interne Nachweise oder Referenzen
• Website- und Werbematerial

Wer beispielsweise neue Besucher gewinnen möchte, braucht emotionale Bilder mit Stimmung, Publikum und Atmosphäre.

Wenn die Bilder eher für interne Zwecke gedacht sind, sind oft organisatorische Dinge wichtiger: Aufbau, Technik, Mitarbeiter, Abläufe, Sponsorenflächen, Sicherheit oder Catering.

Das Ziel sollte deshalb vorher klar kommuniziert werden – idealerweise bereits bei der Planung.

Ein Leitfaden für den Fotografen hilft enorm

Gerade bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, dem Fotografen vorab einen kleinen Leitfaden mitzugeben.

Das muss kein kompliziertes Dokument sein. Oft reichen ein paar klare Stichpunkte:

• Welche Personen sind wichtig?
• Gibt es Ehrengäste oder VIPs?
• Welche Programmpunkte dürfen nicht fehlen?
• Welche Stimmung soll eingefangen werden?
• Liegt der Fokus eher auf Menschen oder auf der Technik?
• Werden eher emotionale oder sachliche Bilder benötigt?

Das verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass am Ende wirklich die Bilder entstehen, die man später braucht.

Denn häufig merkt man erst nach der Veranstaltung: „Mist – vom Einlass haben wir gar kein Bild.“ Oder: „Warum gibt es nur Bühnenfotos, aber keine Gäste?“

Was sollte fotografiert werden?

Natürlich ist jede Veranstaltung anders. Trotzdem gibt es Motive, die fast immer sinnvoll sind.

Gäste & Stimmung

• volle Bereiche
• lachende Menschen
• Gespräche
• Emotionen
• Tanzfläche
• Applaus
• Interaktionen

Location & Aufbau

• Gesamtansichten
• Dekoration
• Bühne
• Lichtstimmung
• Außenbereich
• Beschilderung

Essen & Catering

• Buffet
• Getränke
• Details
• Servicepersonal

Gerade solche Detailbilder wirken später oft hochwertiger als reine „Menschen stehen herum“-Fotos.

Technik & Organisation

• Lichttechnik
• Tontechnik
• DJ
• Bühne
• Aufbauarbeiten
• Mitarbeiter
• Sicherheitskonzepte

Das ist besonders interessant für Veranstalter, Technikfirmen, Sponsoren, Referenzen oder Webseiten.

Programmpunkte

• Moderation
• Künstler
• Shows
• Siegerehrungen
• Reden
• besondere Momente

Der Fokus sollte vorher klar sein

Nicht jede Veranstaltung braucht dieselben Bilder.

Bei einer Hochzeit stehen Emotionen im Vordergrund.

Bei einer Firmenveranstaltung vielleicht eher Networking, Branding, Vorträge und eine professionelle Atmosphäre.

Bei Vereinsfesten dagegen oft Gemeinschaft, Stimmung, Besucherzahlen und Aktionen.

Und bei technischen Produktionen interessiert später häufig: Bühnenbild, Lichtdesign, Aufbau und besondere Effekte.

Je klarer der Fokus vorher definiert wird, desto besser wird das Ergebnis.

Hochformat oder Querformat?

Das wird erstaunlich oft vergessen. Dabei ist das später extrem wichtig.

Querformat

Querformat eignet sich besonders für Webseiten, Banner, Presse, klassische Galerien und Titelbilder.

Hochformat

Hochformat eignet sich besonders für Instagram Stories, Reels, TikTok und allgemein für die mobile Nutzung.

Heute werden Bilder überwiegend auf Smartphones angeschaut. Deshalb kann es sinnvoll sein, manche Motive bewusst zusätzlich im Hochformat aufzunehmen.

Gerade für Social Media ist das oft Gold wert.

Foto oder Video – was ist sinnvoller?

Das kommt stark auf den Zweck an.

Fotos

• schnell verfügbar
• einfach zu teilen
• gut für Webseiten und Presse
• einzelne Momente bleiben „stehen“
• weniger Aufwand bei Schnitt und Nachbearbeitung

Videos

• mehr Emotion
• mehr Dynamik
• perfekt für Social Media
• Musik und Stimmung kommen besser rüber
• ideal für Trailer oder Aftermovies

Ein gutes Video kann eine Veranstaltung extrem hochwertig wirken lassen.

Der Nachteil: Video bedeutet meist deutlich mehr Aufwand – zum Beispiel Drehplanung, Schnitt, Musikrechte, Datengröße und Nachbearbeitung.

Deshalb ist die Kombination aus beidem oft ideal: professionelle Fotos plus kurze Video-Clips oder Reels.

Abstimmung mit dem Fotografen

Eine Veranstaltung ist selten komplett standardisiert. Deshalb sollte der Fotograf vorher möglichst viele Informationen bekommen.

Wichtige Punkte zur Abstimmung

• Art der Veranstaltung
• Ort und Location
• Tageszeit
• Indoor oder Outdoor
• Lichtverhältnisse
• Wetter und Klima
• besondere Programmpunkte
• gewünschte Motive

Tagsüber fotografiert sich komplett anders als nachts.

Nachtveranstaltungen bringen oft besondere Herausforderungen mit: wenig Licht, Nebel, starke Farbwechsel, Gegenlicht, LED-Wände, Laser oder Moving Lights.

Gerade in der Veranstaltungstechnik sieht etwas live oft spektakulär aus – auf Fotos aber plötzlich viel dunkler.

Outdoor-Veranstaltungen können ebenfalls schwierig werden. Regen, Staub, Kälte, Hitze, direkte Sonne oder Feuchtigkeit spielen hier eine große Rolle.

Auch das Equipment des Fotografen muss dazu passen.

Gute Veranstaltungsfotos entstehen selten zufällig

Natürlich kann man auf gut Glück fotografieren.

Aber wirklich gute Bilder entstehen meistens dann, wenn vorher geplant wurde, die Ziele klar definiert sind, der Fotograf weiß, worauf es ankommt und Veranstalter und Fotograf zusammenarbeiten.

Denn am Ende sollen die Bilder nicht nur „irgendwelche Fotos“ sein.

Sie sollen Emotionen transportieren, Erinnerungen schaffen und im besten Fall Lust auf die nächste Veranstaltung machen.